ExtraClub et la loi de finance : Ce qui va changer

Qu’est-ce que la loi finance 2016 ?

Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l'obligation à partir de 2018 que votre logiciel soit « Un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A10279
LOI n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016

Cette loi impose certaines règles qui sont les suivantes :

• une vente n’est plus modifiable quand elle est terminée.
• les données relatives aux ventes ne sont jamais supprimées, même lors de la suppression de l’utilisateur.
• la numérotation des ventes doit être continue
• L’impression d’un ticket / facture ne se fait que lorsque la vente est validée.
• Les données de vente d’une journée ne sont pas modifiables.

ExtraClub a donc été revu afin de suivre ce cahier des charges. Une attestation vous sera délivrée afin de justifier la bonne conformité du logiciel à cette loi.

 

Qu’est ce qui va changer ?

Afin de faciliter la compréhension en cas d’audit, Les termes « Tickets » seront renommés en «opération ». Cette modification de terme a été faite dans toutes les interfaces/messages où il apparaissait.

Toutes les opérations contenant un paiement, total ou partiel, en Euros seront considérées comme une vente.

 

Les ventes

Ne sont donc concernées ici que les opérations pour lesquelles un paiement en euros a été posé.

La loi finance requiert qu’un vente démarrée et pour laquelle un paiement, même partiel, a été posé doit être clôturée et validée le jour même. Les ventes du jour doivent toutes être validées et tracées.

On va distinguer deux types de ventes :

• Les ventes en boutique
• Les ventes en réservation

Validation d’une vente en boutique

Une fois la vente validée, elle ne peut plus être modifiée ou annulée. Pour contrebalancer une vente, il faut passer par un avoir.

On aura 2 cas de figure pour valider une vente en boutique:

• Un paiement complet

La vente est entièrement soldée par un paiement en euro. On considère que cette vente est donc validée.  

 

• Un paiement partiel

Lorsqu’un paiement partiel en euro est posé sur une vente, la loi oblige à enregistrer ces ventes car on considère qu’elles ont bien eu lieu. 

La validation passe par le passage d’un robot qui va passer toutes les nuits pour clôturer ces ventes de la veille. Ce robot  va effectuer 2 actions :

• La vente sera alors automatiquement soldée en débit de compte ou mise en dette si le client n’a pas de crédit sur son compte.
• S’il s’agit d’un client de passage, la vente sera annulée automatiquement. Les informations de ventilation sont enregistrées mais n’affectent pas la comptabilité.

En faisant vos clôtures de caisse quotidiennement, vous vous assurerez que vos ventes sont bien validées comme vous le souhaitez. Si elles ne sont pas faites, c’est le robot qui fera la passe sur vos ventes et les traitera selon le schéma décrit précédemment.

 

Validation d’une vente en réservation

Les ventes liées aux réservations sont particulières à gérer : on ne peut pas les clôturer dès le paiement (même total) car il est fréquent que les utilisateurs modifient leurs réservations avant de venir.

Par exemple, un terrain réservé au départ pour 2 personnes qui sera modifié par une réservation pour 4 personnes.

De fait la vente en réservation ne peut pas être validée automatiquement et immédiatement même en cas de paiement complet.

Tant que la vente n’est pas validée, l’annulation reste alors possible.

La validation de ces ventes en réservation peut se faire de 2 manières

• Validation manuelle => Si le paiement a été fait intégralement sur la réservation, alors vous pouvez manuellement valider la vente qu’il ne sera plus possible de modifier ou annuler par la suite. Un bouton « Valider la vente » a été ajouté à cet effet.

 

• Validation automatique par le passage d’un robot => il passera dans la nuit APRES la date de la réservation. De manière à laisser la possibilité à l’adhérent et au club d’annuler jusqu’au dernier moment. Il effectuera un passage toutes les nuits pour vérifier les réservations de l’avant-veille.

Exemple : Pour une réservation qui a lieu le 10 du mois, la vente de cette réservation sera validée par le robot dans la nuit du 11 au 12 du même mois.

Ce robot effectue 2 actions :

• Il valide les ventes qui sont intégralement payées
• Pour les ventes qui sont partiellement payées : il va solder le reste de la vente avec le compte client OU le passer en dette s’il n’a pas de crédit suffisant sur son compte.

Rappel sur les avoir

Les annulations de ventes étant devenues plus contraintes, vous allez être amenés à effectuer un plus grand nombre d’avoir.

Pour rappel, si vous effectuez un avoir sur un client à qui vous aviez vendu des points, il ne faudra pas oublier de décompter manuellement les points du client.

ExtraClub a donc intégré une fenêtre explicative sur les effets d’un avoir pour vous guider.

 

 

Suppression/annulation d’une vente

Vous allez pouvoir désormais définir quel type de paiement et quelle caisse autorise les annulations de vente.

Selon certains types de paiement, comme les paiements en ligne, ou certaines caisses, notamment les bornes, on sait que le paiement a été perçu. Dans ces cas de figure, il faut INTERDIRE l’annulation de la vente.

Dans le module type de paiement, vous disposez d’un menu vous permettant de décider si l’opération peut être annulée ou non, en fonction du type de paiement :

 

Ou en fonction du type de caisse :

Selon votre paramétrage, l’annulation reste alors possible

• Pour les tickets d’opération en points ou prépayés

• Pour les ventes partiellement payés en euros,

• Pour les ventes non validées en réservation

Voici un tableau qui récapitule le principe de validation des ventes en boutique et en réservation :

Chaque annulation est maintenant tracée dans ExtraClub ainsi que les paiements qui avaient été posés.

 

Suppression d’une vente en réservation

Une réservation peut toujours être supprimée. En revanche la vente liée à cette réservation sera traitée de manière différente en fonction des cas suivants suivant :

• Quand une réservation vient d'être faite, vous pouvez :

             - Supprimer la réservation et garder le ticket tel quel
             - Supprimer la réservation et annuler le ticket

• Quand un paiement en point ou en prépayé a été posé sur l’opération de réservation, vous pouvez choisir entre : 

      - Supprimer la réservation et garder le ticket d’opération sans dédommager le client.

      - Supprimer la réservation et annuler le ticket.

•  Quand un paiement en euro a été posé sur ticket d’opération, celui-ci devient une vente. Si la vente n’a pas encore été validée par le passage du robot, vous pouvez alors choisir entre 

       - Supprimer la réservation et solder la vente avec le compte du client ou le passer en dette si son compte ne le permet pas.

       - Supprimer la réservation et annuler le ticket. Le ticket est annulable uniquement si la caisse et le type de paiement utilisé le permet (voir le point précédent).

•  Si la vente en réservation a été validée par le passage du robot ou manuellement, vous pouvez choisir entre : 

       - Supprimer la réservation et garder la vente : le client ne sera pas dédommagé.

       - Supprimer la réservation et faire un avoir sur la vente

Impression et contenu des tickets de caisse et factures

La loi finance encadre également l’impression et les informations contenus dans vos tickets de caisse et factures.

Quand puis-je imprimer mon ticket de caisse et ma facture ?

Le ticket de caisse est accessible et imprimable uniquement lorsque la vente ou l’opération sont validées. C’est-à-dire dans les cas suivants :

• Vente validée
• Opération close
• Opération close et non réglée (paiement en dette)

Quelles informations doivent apparaître sur mes tickets de caisse ?

Certaines informations doivent désormais apparaître impérativement sur vos tickets de caisse. Notamment les données suivantes (liste non exhaustive):

• Numéro d’opération pour les tickets d’opération (hors paiement en euros)
• Numéro d’opération et numéro de vente pour les tickets de vente (paiement en euros total ou partiel)
• Trace des ajouts/suppression de produits lors d’une vente
• Le nombre d’impression d’un même ticket => Mention « Duplicata » avec le numéro d’impression ajouté à chaque impression
• Distinction entre un ticket de vente et un ticket d’opération

 

 

 

ExtraClub a donc revu le format de ces tickets de caisse afin de faire apparaître l’ensemble de ces données rendues indispensables par la loi.

Cependant, une partie de ces informations sont issues de champs qui sont à renseigner par vos soins dans vos interfaces respectives et seront reprises en automatique dans vos tickets et factures. Il est donc important que vous remplissiez ces informations.

Il s’agit des données suivantes : Société, Siret, Adresse, Ville, Code Postal, Pays, Code NAF, N° T.V.A.

Vous pourrez les remplir en vous rendant dans l’écran suivant :

L’absence de ces informations sur vos tickets et factures peuvent vous mettre en infraction avec la loi. Nous vous invitons donc à les remplir si cela n’est pas déjà fait !

Quel sera l’impact sur les factures émises à partir des tickets de caisse?

Les informations présentes sur les tickets de caisse sont automatiquement reprises sur vos factures.

ExtraClub a donc mis en place un nouveau modèle de facture par défaut.

ATTENTION : Si votre club dispose d’un modèle de facture personnalisé, nous vous invitons à contacter le support ExtraClub à l’adresse suivante : support@stadline.com

A noter que :

• Les ventes réalisées À PARTIR de la mise en ligne de la nouvelle version disposeront du nouveau modèle
• Les ventes réalisées AVANT la mise en ligne de la nouvelle version et les opérations réalisées À PARTIR de la mise en ligne de la nouvelle version disposeront de l’ancien modèle de facture
• Une facture sera toujours considérée comme un duplicata. Le ticket de caisse étant considéré comme étant l’original