Quelques précisions utiles sur les listes de membres

La base de données

   Pour obtenir des listes selon des critères bien précis, il est nécessaire de tenir bien à jour sa base de données sur les membres.

   Par exemple, en ce qui concerne les abonnements, si vous souhaitez sortir des statistiques de dates (tous les "Abonnés forme" au 1er septembre), il faut que les types de membres soient bien remplis sur les fiches et que les dates soient justes. Lorsqu'un abonné reprend un abonnement, il vaut mieux créer une nouvelle ligne avec le nouvel abonnement (même s'il est identique) avec les nouvelles dates, plutôt que de prolonger l'ancien. Exemple ci-dessous :

   Aussi, si vous proposez plusieurs activités et que vous souhaitez conserver un historique par année, vous pouvez créer des champs personnalisés pour chaque année.

"Type actuel" et "Historique"

   Ces deux notions posent souvent problème.

   Le type actuel est le type de membre qui s'applique au membre le jour où vous effectuez la recherche. Si le membre possède plusieurs types de membres en cours au moment où vous faites la recherche, seul un type est pris en compte comme type actuel et ce n'est pas forcément celui qui vous intéresse :

• celui qui se termine en premier est considéré comme type actuel
• si les deux n'ont pas de date de fin ou qu'ils se terminent en même temps, c'est celui qui a été ajouté en premier sur la fiche qui est le type actuel

   Si tous vos membres n'ont qu'un seul type de membre en cours de validité, vous pouvez utiliser ce critère pour vos listings et vous obtiendrez des résultats cohérents.

   L'historique vous permet d'interroger la base de données sur des types de membres attribués dans le passé, le présent et le futur.

   En sélectionnant "Historique" et "Historique en cours le" avec la date du jour, cela a le même effet que l'utilisation du critère "Type actuel", à la différence qu'en cas de multiplicité des types de membres, vous obtiendrez toute la liste des types de membres appliqués à la personne.

   N.B. : Le type de membre qui est reconnu comme "Type actuel" est aussi englobé dans le critère "Historique".

   Il faut donc garder cette problématique en tête avant de sortir un listing :

• vos membres n'ont qu'un seul type de membre en cours : "type actuel"
• vos membres ont plusieurs types en cours : "historique"