J'ai clôturé ma caisse par erreur, que faire ?

Malheureusement, il n'est pas possible de "dé-clôturer" une caisse.

J'ai clôturé trop vite, je n'ai pas vérifié mes encaissements ni mes espèces.

Il n'est plus possible d'enregistrer les vérifications. Si vous constatez qu'il y a une erreur dans les ventilations (un paiement en chèque enregistré sur le logiciel en paiement en carte bleue), vous pouvez annuler la vente en faisant un avoir puis un remboursement. Ensuite, il faut refaire la vente en utilisant le bon moyen de paiement.

Comptablement, l'encaissement en chèque va apparaître dans le journal de banque de la clôture réalisée à la hâte. Mais, l'avoir et le remboursement qui apparaîtront dans la clôture suivante vont annuler cette erreur, et la nouvelle vente fera apparaître le bon encaissement dans le journal de banque.

N'ayant pas vérifié vos espèces, vous n'aurez pas de fond de caisse du jour dans la caisse suivante. Ceci est normal. Vous pouvez faire une entrée de caisse pour compenser et avoir la bonne somme en espèces au global. Vous pourrez répartir les espèces entre ce que vous déposerez à la banque et ceux que vous gardez en fond de caisse lors de la prochaine clôture.

Je me suis trompé dans les dates, j'ai clôturé dans le futur.

Pour compenser cette erreur, il faut faire une nouvelle clôture de caisse, en mettant la date que vous souhaitiez mettre initialement. Cette clôture contiendra d'éventuelles corrections si vous souhaitez en faire. La suivante aura alors la bonne date.

Prenons un exemple concret :

Nous sommes le 20 octobre. Je suis en train de vérifier ma caisse du 19 octobre et je souhaite mettre comme date de clôture le 20/10 à 00h00 pour que la caisse suivante contienne mes ventes et mes encaissements de la journée du 20 octobre.

En saisissant ma date de clôture souhaitée, je me trompe et je mets le 23 octobre.

La clôture intitulée 19 octobre et dont la date de fin est le 23 octobre à 00h00 contient les ventes des 19, 20, 21 et 22 octobre. Comme nous sommes le 20 octobre, les ventes du jour sont comprises. En revanche, il n'y a pas de transactions enregistrées pour les 21 et 22 octobre.

Lorsque vous ouvrez la caisse, la clôture qui s'affiche s'intitule "23 octobre".

Si vous avez des corrections ou des annulations à faire, faites-les et changez la date affectée à ces opérations. La date doit être la veille de la date de clôture souhaitée.

Reprenons notre exemple : nous voulions clôturer le 20 octobre à 00h00. Nous mettons donc le 19 octobre sur toutes les opérations de correction.

Vous pouvez modifier, dans cet ordre, la date de ventilation des tickets (la date d'un paiement associé à un ticket) et la date de clôture de caisse d'un ticket.

Vous pouvez ensuite corriger le fond de caisse. La caisse que vous venez d'ouvrir a un fond de caisse à 0. Faites une entrée de caisse que vous datez de la veille du jour de clôture initialement souhaité. Vous pouvez mettre un commentaire pour vous souvenir qu'il s'agit d'une opération de correction.

Ensuite, sur l'onglet Général de la clôture de caisse, dans "Date souhaitée de la clôture de caisse", mettez la date que vous souhaitiez mettre initialement et cliquez sur "Appliquer".

Allez dans l'onglet "Espèces" de la clôture et, dans la partie de droite, répartissez votre fond de caisse pour la caisse suivante. N'oubliez pas de valider.

Retournez sur l'onglet "Général" et clôturez la caisse.

Vous repartez ainsi sur de "bonnes bases". Vous pourrez reprendre le rythme de clôtures que vous aviez jusqu'ici.

La caisse intitulée "20 octobre" contiendra alors les opérations saisies entre le moment où vous avez fait l'erreur et la date de clôture que vous rentrerez lorsque vous clôturerez la caisse.

A noter que vous aurez deux caisses intitulées "23 octobre" : la "fausse", celle qui contient les corrections apportées et la "vraie", intitulée "23 octobre (1)" qui contient les opérations de la journée du 23 octobre.