Prélèvement SEPA 🔒

PRESENTATION

Il est possible d'utiliser les prélèvements dans Extraclub.

L'objectif étant de vendre des produits prévus à cet effet et de générer, chaque mois, un fichier au format XML qui sera transmis à la banque.

La mise en place se fait en 4 étapes.

• Etape 1 : Création d'un produit d'abonnement

Pour ajouter votre premier produit d'abonnement, rendez-vous dans l'Espace Boutique, puis dans le menu Produit et le sous-menu "Ajout de produits".

Remplissez les propriétés par défaut de votre produit. Les champs marqués d'une " * " sont obligatoires.

Lorsque vous arrivez au point "Propriété du produit", sélectionnez "Abonnement membre Prélèvement". Un nouveau cadre se déroule alors. Remplissez les informations nécessaires sur le type de membre (=> abonnement affecté au membre à l'achat du produit)

et sur le prélèvement.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Valider.

• Etape 2 : Vente de l'abonnement par prélèvement

 Le processus de vente reste assez classique. Il suffit de vous rendre en caisse et d'ouvrir un nouveau ticket.

Sélectionnez le produit d'abonnement par prélèvement que vous souhaitez vendre à la personne. Une nouvelle fenêtre apparaît alors. Remplissez les informations demandées sur le paiement du produit. Les dates sont pré-remplies avec les valeurs par défaut fournies lors de la création du produit.

La seconde étape vous permettra de recueillir les informations bancaires du membre mais vous pouvez également les saisir plus tard en revenant sur la fiche du membre.

• Troisième étape : Ajouter les coordonnées bancaires de votre club / association

 Pour prélever les adhérents, il faut renseigner les informations bancaires de votre structure dans ExtraClub. Ceci permettra de générer le fichier de prélèvement que vous transmettrez à votre banque.

 Pour ajouter ces coordonnées, il faut vous rendre dans l'Espace Boutique, puis dans le menu Configuration et le sous-menu "Déploiement". Sur cette page, sélectionnez l'onglet "Informations bancaires des points de vente".

 Sous "Ajouter un nouveau type d'informations bancaires...", renseignez les informations nécessaires. Tous les champs sont obligatoires. N'oubliez pas de valider.

 Si vous avez plusieurs comptes, vous pouvez tous les entrer. Vous pouvez avoir autant de comptes bancaires que de caisses. Il est aussi possible d'avoir plusieurs caisses et un seul et unique compte.

 Reliez ensuite votre compte à votre point de vente en cliquant sur l'onglet "Point de vente".

• Quatrième étape : Générer le fichier de prélèvement
  

Vous pourrez générer vos fichiers de prélèvement depuis l'Espace Boutique en cliquant sur le menu Exploitation puis sur le sous-menu "Prélèvement".

Les échéances à venir se trouvent dans le tableau "Prochaines échéances". C'est à partir des fichiers contenus dans ce tableau que vous générerez vos fichiers de prélèvement.

Il suffit de cocher les cases des fichiers "Prochaines échéances" que vous souhaitez prélever. Ensuite, entrez la date de prélèvement (obligatoirement J+6 au minimum) et lancez la génération.

Le fichier est alors généré. Cela peut prendre quelques minutes s'il y a un nombre très important d'échéances à gérer. Il faut actualiser la page pour savoir si le fichier a été généré. Le rafraîchissement n'est pas automatique.

Une fois le fichier créé, vous pouvez le télécharger pour le donner à votre banque. Il s'agit d'un dossier compressé au format .zip qui peut contenir jusqu'à 4 fichiers .xml (échéances ponctuelles, premières, récurrentes et dernières).